一、所涉及的文件  

a.業務聯系單(經經理進行運價評審后簽字的)  

b.客戶委托書(應有委載方的公司章,老客戶可針對不同情況后補)  

c.客戶的報關資料(若代客戶報關)  d.派車單、司機資料及其他必要的單據   

 

二、OP人員對客戶提供資料的驗證    

由OP人員對上述所涉及的文件進行仔細審核，審核其內容是否正確，必要文件是否齊全。如OP發現單據存在問題，應立即通知業務員，要求客戶作出相應修改。審核合格后，安排提貨、拖車、報關等事宜   

 

三、操作流程 

    a.進口業務 

1) OP根據業務聯系單及客戶提供的運輸委托書安排本港運輸車輛或粵港運輸車輛，提供相關資料給客戶做提貨委拖書及預報關。司機資料包括以下內容: 司機姓名、海關編號、大陸車牌、香港車牌、IC卡號、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機構代碼、身份證號碼、捆綁電話及傳真、柜型及柜號、拖架型號及重量，粵港運輸車輛要注明行走口岸.  

2) OP按照客戶填寫派車單并注明提貨地點、車型、提貨時間、聯系人及電話、報關方式及口岸、香港出口報關公司及地址, 卸貨地點、聯系人、電話及其他要求，同時附傳提貨單，代墊提貨費用單. 若為本港車輛提貨則要提供來大陸的司機資料給香港公司負責人以便確認過車.  

3) OP要追蹤客戶報關情況和司機裝貨事宜, 并提供報關單據給司機通關. 若在運輸過程中有任何異常狀況(如通關查車、因路況塞車而不能準時到達等)務必要第一時間通知客戶.  

4） OP追蹤車輛到客戶指定卸貨地點, 并確認貨物簽收情況. 提供相關費用單據及貨物簽收單給客戶, 若客戶自已清關則要及時提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關則要及時傳真清關公司及時辦理.     b.出口業務  

1) OP根據業務聯系單及客戶提供的運輸委托書安排粵港運輸車輛，提供相關資料給客戶核對裝貨及報關。司機資料包括以下內容: 司機姓名、海關編號、大陸車牌、香港車牌、IC卡號、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機構代碼、捆綁電話及傳真、柜型及柜號、拖架型號及重量，若封關則要注明封關行走口岸并通知司機.  

2) OP按照客戶填寫派車單并注明裝貨地點、車型、裝貨時間、聯系人及電話、報關方式及海關、報關員聯系電話、香港入口報關公司及地址, 卸貨地點、聯系人、電話及其他要求. 若為本港車輛過車派送則要傳真來大陸的司機資料、入倉單及交貨地址給香港公司負責人, 并注明交貨最后時間, 派送的先后秩序.  

3) OP要追蹤司機準時到廠裝貨及客戶報關事宜, 并提供報關單據給司機通關. 若在運輸過程中有任何異常狀況(如通關查車、因路況塞車而不能準時到達等)務必要第一時間通知客戶.  

4） OP追蹤車輛報關情況, 并通知香港公司負責人車輛預計到港過車時間. 車輛到港過車若有異常狀況(如數量與客人提供不相符、包裝損傷、文件不齊全等)要與客戶確認無誤后方可交貨。  

5) OP在規定交貨時間前確認交貨及簽收情況. 提供相關費用單據及貨物簽收單、MATE紙給客戶(MATE三天內寄給客戶). 若客戶自已清關則要及時提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關則要傳真給清關公司及時辦理. 

    c.碼頭柜出口業務  

1)OP根據業務聯系單、客戶提供的運輸委托書及S/O安排粵港運輸車輛，同時填寫派車單并注明裝貨地點、車型、裝貨時間、聯系人及電話、報關方式及海關、報關員聯系電話、香港入口報關公司及地址, 卸貨地點、聯系人、電話、截關時間及其他要求，附S/O轉文件或約柜。  

2)OP在客戶要求裝貨時間的前一天提供相關資料給客戶核對裝貨及報關。司機資料包括以下內容: 司機姓名、海關編號、大陸車牌、香港車牌、IC卡號、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機構代碼、捆綁電話及傳真、柜型及柜號、船公司封條號碼、拖架型號及重量，若封關則要注明封關行走口岸并通知司機.   

3) OP要追蹤司機準時到廠裝貨及客戶報關事宜, 并提供報關單據給司機通關. 若在運輸過程中有任何異常狀況(如通關查車、因路況塞車而不能準時到達等)務必要第一時間通知客戶. 

4） OP及時還柜情況. 提供相關費用單據及貨物簽收單、MATE紙給客戶(MATE三天內寄給客戶). 若客戶自已清關則要及時提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關則要傳真給清關公司及時辦理.   

 

四、費用的輸入  

    OP在操作完一票業務后，應即時進入FMS輸入相應的費用，并當天制做INVOICE，同時打印此票FMS的費用結算單并請相關人員簽字交經理簽字，經理簽字后直接交財務，財務收到費用結算單以此作為收付款依據并督促相關人員收款并制作付費申請及墊付申請，費用結算單一經交到財務，任何人不能隨意更改FMS里的數據，如因客觀原因造成費用變動的，OP或業務員應到財務找出該單的費用結算單并在費用結算單上寫上修改的原因及結果報經理審批，經理同意簽字后交回財務，由財務修改系統并打印新的費用結算單連同舊單一并保存。   

 

五、新客戶MATE紙發放 

a. OP收到香港公司寄回的MATE紙訂確認無誤后，將MATE紙正本復印并將復印件注明工作號交給財務，財務應審查此票費用是否已全部收齊，如已收齊，應在復印件背面簽字交回OP，寄給客戶. 

b. 對于核銷單、退稅單等海關轉出的單據，OP收到后，應及時在報關單據收發領取記錄本上登記并同時復印將復印件注明工作號交給財務核查是否收齊費用，如已收齊所有費用，財務應及時在復印件上簽字確認交回OP，對于未收款的核銷退稅單，原則上不能退還客戶，特殊情況需經經理簽字后放可放單，并要求客戶在報關單據收發領取記錄本上簽字或登記快遞單號及寄出日期。   

 

六、文件歸檔  OP應對每一票已操作完畢的業務進行文件整理（包括費用結算單、業務聯系單、客戶委托單、MATE紙復印件、派車單、 INVOICE、貨物簽收單已及各種簽收憑據、其他必須保存的資料），交專人統一按年月及工作單按順序歸檔，重要資料不能用傳真件存檔   

 

七、其他注意事項  

a.跟據不同情況確認承運人，平衡服務和價格，承運人報價需經部門經理確認簽字后方可使用，根據不同情況要求承運人降低收費標準，并向業務溝通增收節支的方法； 

b.超出正常價格的費用產生時要及時通報部門經理和業務。 

c.具體操作中要先明確對客戶報價的收費標準及收費項目；   

d.日常工作輸入FMS，應能準確輸入箱號、裝貨港、卸貨港、目的地、噸車噸位, 以便財務核對相關費用。

 

 

 

深圳市鴻泰信中港物流是專業的中港運輸服務商，服務熱線：13982412562 彭生